シリーズG｜バックオフィスのDX入門 #4
社内のファイル管理にクラウドストレージを使うことが一般的になっています。主要な選択肢はGoogleドライブとMicrosoftのSharePoint（OneDrive for Business）ですが、どちらが自社に合うか迷う経営者も多いです。
この記事では、両者の特徴と使い分けの考え方を整理します。
2つの主な違い
選ぶときの判断基準
① 既存ツールとの相性
GmailやGoogleカレンダーを使っている場合はGoogle Workspaceで統一すると連携がスムーズです。WordやExcelを多用し、社内システムがWindowsベースの場合はMicrosoft 365が自然な選択です。
② 権限管理の複雑さ
部門・プロジェクト別に細かいアクセス権限を設定したい場合はSharePointが強みを持ちます。シンプルな共有で十分であればGoogleドライブが使いやすいです。
③ 外部との共有頻度
取引先や外部パートナーとファイルを共有する機会が多い場合、相手方が使いやすいツールを選ぶことも重要な視点です。
どちらを選んでも重要なこと：フォルダ構造の設計
クラウドストレージを導入しても、フォルダ構造が整理されていなければファイルが散乱します。「誰が・何を・どこに保存するか」のルールを決めて全員に周知することが、ツールの定着に最も重要です。
まとめ
GoogleドライブとSharePointはどちらも優れたツールですが、既存の業務環境・権限管理の必要性・外部共有の頻度によって適切な選択が変わります。
ツール選定より、運用ルールの設計と周知に注力することが定着の鍵です。
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