オンライン事務局 Smoon Style

今まで様々な人やイベントの事務局をやってきた私からみたセミナーやイベント出席に対するキャンセルについて書いてみます。

キャンセルするということは…？

あまり見えにくい部分かもしれませんが、参加費には諸々の事務手数料が含まれています。
キャンセル料がかからない時期のキャンセルって、ある程度日にちに余裕があって別に大丈夫でしょ？という雰囲気を感じることが多々ありますが、
キャンセルをするということは、お申込みからご案内・キャンセル処理・場合によっては返金等、諸々の作業をタダでさせているということになるのです。

もちろん、やむをえない事情は誰にだってありますし、私だって一度申し込んだもののどうしても行けなくなって泣く泣くキャンセルしたこと、あります。キャンセルしちゃいけないわけじゃないんです。

ただ、このことを意識してるかどうかで、「行けるかわからないけどとりあえず申し込む」という行動も減るでしょうし、キャンセルの連絡のしかたもきっと変わるはず…

やってませんか？？NGなキャンセル連絡

どうしても行きたくて申し込んだのに、キャンセルしないといけなくなった！場合、キャンセルする側ができることってキャンセル処理になるべく手間をかけさせないこと。

• 一番NGなキャンセル連絡はこんなの
  ・お申込みの際のご案内のメールに返信したのであろうタイトルだけど、お送りした文面は記載されていない
  ・「キャンセルします」の一言だけ
• このメールを受けた人は、
  ・まず、参加者一覧の中からメールアドレスを検索して送ってきた人が誰なのか特定する
  ・入金があったのかどうか確認する
  ・返金しないといけなかった場合は、返金の金額を計算する
  ・いただいたメールにキャンセル了解の旨を返信し、返金がある場合は返金先の確認をする
  ・お返事があり次第、返金の処理をする
  これだけの作業をする必要があります。

キャンセル連絡に必要なこと

まずは、キャンセルの際はどうしたらいいのかお申込み時のご案内メールに記載されているはずですので、そこしっかり確認しましょう。
ほとんどが「指定のアドレスにメールで連絡」だと思います。たまにキャンセル受付フォームがある場合も。
知り合いだからといって個人的な連絡(LINEやメッセンジャー等)で連絡するのもNGです。(その人が処理するとは限らないし、情報があちこちに分散してしまうのもよくない)

• キャンセルのメールに記載すること
  ・お申込み時に記入した氏名
  ・いつの何に申し込んでいるのか
  ・簡単なキャンセル理由
  ・入金の有無
  ・返金がある場合は返金先口座

あとは、お詫びの言葉があればなお良しかと思います。

やっぱりキャンセルはがっかりします

どんな理由や状況であれ、キャンセルの連絡が入るとやっぱり「残念だなー」という気持ちになります。
今まではキャンセルにかかる手間について書きましたが、実は手間よりも1本のキャンセル連絡に対して使うエネルギーの方が大きいんじゃないかなと思う場合も結構あります。

まとめ

「安易に申し込まない」と言ってしまうとものすごくハードルが上がってしまうので、そこまでは言いませんが、行ける確率の方が低いのにキャンセルありきで申し込んじゃったりするのはやめて欲しいなぁと思います。
やむをえずキャンセルをする場合は、必要な情報を一度で送って下さいね。